Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

Kalmma Digital Solutions (handelsnaam: puzzelverzameling.nl), KVK-nummer 42145280, bereikbaar via [email protected], is de verwerkingsverantwoordelijke voor Puzzelverzameling (puzzelverzameling.nl). Er is geen aparte functionaris gegevensbescherming aangesteld; dat is bij de aard en omvang van deze dienst niet verplicht.

Welke gegevens we verwerken, waarvoor en op welke grond

Accountgegevens (naam, e-mailadres, wachtwoord versleuteld opgeslagen, 2FA/passkey-gegevens, en het tijdstip waarop je bij je aanvraag akkoord ging met de algemene voorwaarden): om een account aan te kunnen maken, je veilig te laten inloggen en te kunnen aantonen dat je met de voorwaarden hebt ingestemd. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

Je puzzelcollectie (namen, beschrijvingen, foto's die je zelf toevoegt, en de namen van personen die je zelf invoert, bijvoorbeeld wie een puzzel gemaakt heeft): om de dienst te kunnen leveren waarvoor je een account hebt, namelijk het bijhouden van je collectie. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst. Deze gegevens zijn alleen voor jou (en gebruikers die je zelf aan je account toevoegt) zichtbaar.

Betaalgegevens: we ontvangen van onze betaalprovider Mollie alleen een betaalstatus en transactiereferentie, geen kaart- of rekeninggegevens. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst, en voor de bewaring ervan de wettelijke fiscale bewaarplicht (7 jaar).

E-mailverkeer (o.a. welkomstmail, activatielink, betaalherinneringen, wachtwoordreset, bevestiging van een ingediend idee, wachtlijstbevestiging): om de dienst te kunnen leveren en je op de hoogte te houden van je abonnement. Van elke mail die we naar een account sturen bewaren we wie 'm ontving, het onderwerp en of de verzending gelukt is (geen bewaring van de volledige inhoud), zodat je in je account kan terugzien welke e-mails we je gestuurd hebben. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

IP-adres bij het uitproberen van de gratis demo: om elke bezoeker een eigen, van andere bezoekers afgeschermde proefcollectie te kunnen tonen. Wordt automatisch verwijderd zodra je uitlogt, of anders na 10 minuten inactiviteit. Grondslag: gerechtvaardigd belang (de demo goed en misbruikbestendig laten werken).

Contactformulier (naam, e-mailadres, je bericht): om je vraag te kunnen beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang, dan wel uitvoering van (voorbereidende stappen tot) een overeenkomst.

Ideeën die je indient (naam, e-mailadres, je bericht) via "Idee indienen" in de app: om suggesties voor de dienst te kunnen bekijken en beoordelen. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst / gerechtvaardigd belang.

Interesse-aanmelding (wachtlijst) (naam, e-mailadres) als je je aanmeldt terwijl nieuwe accounts tijdelijk gepauzeerd zijn: om je te kunnen laten weten zodra het weer kan. Daarbij checken we eenmalig (op basis van je IP-adres op dat moment, dat we niet apart bewaren) of je diezelfde dag ook al de demo geprobeerd hebt. Enkel het resultaat (ja/nee) wordt bij je aanmelding opgeslagen, om te kunnen zien hoeveel mensen dat doen. Grondslag: uitvoering van (voorbereidende stappen tot) een overeenkomst, dan wel gerechtvaardigd belang voor de demo-check.

Activiteitenlogboek (wie wat wijzigde in je collectie, en op platformniveau: welke medewerker welke accountactie uitvoerde): voor de veiligheid van je gegevens en om misbruik te kunnen achterhalen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Herkenning van je apparaat (soort apparaat, besturingssysteem en browser, plus een willekeurig kenmerk in een cookie waarmee we een eerder gebruikt apparaat herkennen): om je te kunnen waarschuwen als er wordt ingelogd vanaf een apparaat dat we nog niet kenden, en om je gerichter te kunnen helpen als je een technisch probleem meldt. Bewaard zolang je dat apparaat gebruikt; apparaten die een jaar niet gezien zijn worden automatisch verwijderd. Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging van je account en ondersteuning).

Technische diagnostiek van de streepjescodescanner (o.a. welke onderdelen van je toestel/browser gebruikt worden, camera-instellingen en beeldkwaliteit): in twee gevallen. Eén: als je zelf een technisch probleem meldt en wij dat op jouw account tijdelijk aanzetten om het te kunnen onderzoeken. Twee: automatisch voor de eerste enkele scanpogingen na het activeren van een nieuw account, zodat we zonder dat je iets hoeft te melden kunnen zien of het scannen op jouw toestel goed werkt en de scanner blijven verbeteren voor verschillende toestellen/browsers -- dit stopt vanzelf na een klein, vast aantal pogingen. Het gaat in beide gevallen uitsluitend om technische kenmerken, nooit om de beelden zelf of om de inhoud van je collectie. Er worden hooguit de laatste 50 meldingen per account bewaard. Grondslag: gerechtvaardigd belang (het oplossen van een gemelde storing, respectievelijk het betrouwbaar en actueel houden van de scanner voor iedereen).

Tijdstip van je laatste inlog: om accountbeheer en -beveiliging goed te kunnen uitvoeren, bijvoorbeeld om te zien of een account nog in gebruik is. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

Actieve verbinding tijdens onderhoud: platformbeheerders kunnen zien welke accounts op dit moment een actieve live-synchronisatieverbinding hebben openstaan (dezelfde verbinding die ervoor zorgt dat wijzigingen direct op je andere apparaten verschijnen). Dit wordt nergens opgeslagen, bestaat alleen zolang de verbinding openstaat, en verdwijnt zodra je de pagina sluit of de server opnieuw opstart. We gebruiken dit alleen om een moment te kunnen kiezen om onderhoud uit te voeren waarop zo min mogelijk klanten daar iets van merken. Grondslag: gerechtvaardigd belang (betrouwbaarheid van de dienst).

Bezoekersstatistieken op de niet-ingelogde delen van de site: om verdacht/misbruikgevoelig verkeer te kunnen herkennen, zien platformbeheerders een real-time overzicht van wie er op dat moment op de site is (bezochte pagina, IP-adres, land). Dit wordt automatisch verwijderd na uiterlijk 1 uur en is nooit gekoppeld aan een account. Daarnaast bewaren we losstaande, volledig anonieme dagtotalen (alleen aantallen, geen IP-adres of ander kenmerk) tot 12 maanden. Om te kunnen zien hoeveel bezoekers uniek zijn versus dezelfde dag terugkeren, berekenen we tijdelijk (een paar dagen) een niet-omkeerbare, met een geheim versleutelde combinatie van je IP-adres, browserkenmerk en de datum zelf. Juist doordat de datum in die berekening zit, is dit nooit te gebruiken om jou op een andere dag te herkennen, en wordt het na een paar dagen alweer verwijderd. Geen cookie, geen profiel per bezoeker over meerdere dagen. Bezoeken van ingelogde klanten of platformbeheerders tellen in geen van beide mee. Grondslag: gerechtvaardigd belang (zicht houden op het gebruik en misbruik van de site).

Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats die rechtsgevolgen voor je heeft. Wel wordt een account automatisch op alleen-lezen gezet als een jaarabonnement verlopen is, dat is een eenvoudige, vooraf aangekondigde technische regel, geen profilering.

Met wie we gegevens delen

• Mollie B.V. (Nederland) verwerkt je betaling. Zie de privacyverklaring van Mollie voor hoe zij daarmee omgaan.
• Hetzner Online GmbH (Duitsland) is onze hostingpartij: zowel de foto's van je collectie (versleuteld opgeslagen via object storage) als de server waarop de applicatie en e-mail zelf draaien, staan bij Hetzner. De applicatie en e-mail worden door onszelf beheerd (eigen software, geen beheerde Hetzner-dienst), maar de onderliggende server wordt bij Hetzner gehuurd.

Al deze partijen bevinden zich binnen de EU/EER; er vindt geen doorgifte van gegevens plaats naar landen buiten de EU/EER.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens, je puzzelcollectie en je e-mailgeschiedenis (wie/onderwerp/status, zie hierboven): zolang je account bestaat. Na opzegging/verwijdering van je account worden ze verwijderd, met uitzondering van wat we wettelijk verplicht langer moeten bewaren.
• Betaalgegevens: 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Demo-IP-adressen: maximaal 10 minuten na je laatste activiteit, of direct bij uitloggen.
• Contactformulierberichten en ingediende ideeën: zolang nodig om je vraag/idee te kunnen bekijken en afhandelen; op verzoek eerder verwijderd.
• Interesse-aanmelding (wachtlijst): tot je een account aanmaakt of ons laat weten geen interesse meer te hebben.
• De tijdelijke berekening voor unieke/terugkerende bezoekers, en voor de demo-check bij wachtlijst-aanmeldingen: enkele dagen, ruim korter dan de 12 maanden van de anonieme dagtotalen zelf. Het ja/nee-resultaat van de demo-check zelf blijft wel bij de wachtlijst-rij bewaard.

Cookies

We gebruiken alleen functionele cookies: één om je ingelogde sessie te onthouden, en één om je account te beschermen tegen CSRF-aanvallen (een technische beveiligingsmaatregel). Beide zijn noodzakelijk om de dienst te laten werken, en vragen daarom geen aparte toestemming. We gebruiken geen trackingcookies, advertentiecookies of analytics van derden.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking, en je gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen. Je collectie zelf kan je op elk moment zelf exporteren (CSV of volledige back-up) vanuit de app.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar [email protected]. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen (nooit in leesbare vorm), alle verkeer met de app loopt via een beveiligde verbinding (https), en tweestapsverificatie of een passkey is verplicht voor elk account (met 14 dagen uitstel na activatie, zie de FAQ).

Wijzigingen

We kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de dienst verandert. De datum bovenaan deze pagina geeft aan wanneer 'ie voor het laatst is bijgewerkt.